Getting Software Done: Alimentando y Gestionando Nuestro Sistema

En los posts anteriores (parte 1 y parte 2) vimos cómo organizar nuestro trabajo y recuperar el foco para ser más productivos con menos estrés. Aprendimos sobre el concepto de “Messy Mind” y cómo vaciar nuestra mente de tareas para ponerlas en un sistema confiable.

También vimos cómo organizar nuestro sistema con listas, cómo evitar el modo urgente revisando nuestro sistema con frecuencia y cómo gestionar nuestro sistema.

Ahora, en esta tercera parte, vamos a ver cómo alimentar nuestro sistema con tareas para hacer y cómo gestionar nuestro tiempo para ser más productivos.

Alimentando Nuestro Sistema

En el mundo del desarrollo de software estamos acostumbrados a obtener tareas de distintas fuentes: correos, Slack, JIRA… De todos ellos podemos extraer tareas que irán a nuestra lista de Inbox. Pero para ello es necesario que revisemos todos ellos.

Por ello, yo te propongo el método llamado Inbox Zero.

Inbox Zero

Inbox Zero fue diseñado para trabajar y organizar tus tareas desde el propio correo. Pero, como hemos comentado, no solo tenemos el correo, tenemos otras fuentes.

La idea es aplicar el método de Inbox Zero a todas estas fuentes.

Pero cuidado, Inbox zero no trata de tener nuestro correo/slack a cero a toda costa, ni de leer siempre nuestros mensajes según llegan. Esto llevaría muchísimo tiempo y esfuerzo, además de interrupciones constantes.

Inbox Zero trata de que el correo/slack trabaje para nosotros y no al contrario. Para ello, debemos revisar nuestros canales de entrada en momentos concretos. Por ejemplo, yo suelo revisar mi correo y slack cuando empiezo mi jornada laboral, y lo voy revisando cuando hago cambios de contexto: cuando termino una tarea y voy a empezar otra o cuando ya pierdo el foco después de un par de horas trabajando.

Cuando lo reviso, aplico las siguientes reglas:

• Si es algo que puedo hacer en menos de 2 minutos, lo hago.
• Si es algo que no puedo hacer en menos de 2 minutos, pero que tengo que hacer, lo añado a mi Next Actions.
• Si es algo que no es para mí, lo delego. Si necesito estar pendiente, lo añadiré a Waiting for.
• Si es algo que no necesito hacer, lo elimino o archivo.
• Si es algo que necesito para referencia futura, lo añado a mi Reference Material.
• Si es algo que necesito hacer en un momento concreto, lo añado a mi Calendar.
• Si es algo que estoy esperando que otra persona/equipo/cliente haga, lo añado a mi Waiting for.
• Si es algo que quiero hacer en algún momento, pero no ahora, lo añado a mi Maybe/Someday.

Como ves, estoy aplicando las listas de nuestro sistema para organizar las tareas que van llegando, de forma que nunca se nos escape nada. Te dejo una imagen de la correlación entre Inbox Zero y nuestro sistema GTD:

Gestionando Nuestro Tiempo

Una vez tenemos nuestro sistema funcionando, es hora de gestionar nuestro tiempo para ser más productivos. Para esto, existen mil y una técnicas. Pero yo te voy a hablar de dos que me gustan mucho.

La Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson dice que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. Es decir, si tenemos una tarea que hacer y nos damos 2 horas para hacerla, esa tarea nos llevará 2 horas. Pero si nos damos 30 minutos, esa misma tarea nos llevará 30 minutos.

Esto nos permite “jugar” con nuestro cerebro mediante el uso de deadlines realistas pero ajustadas.

Imagina que tienes una tarea que sabes que te llevará 2 días, pero te han dado 1 semana para hacerla. Lo más probable es que te tomes esos 5 días extra para hacer la tarea, aunque no los necesites. En cambio, si te dan 3 días para hacerla, con uno de margen para imprevistos, es más probable que te centres y la termines en esos 3 días, dejando dos para poder hacer otras cosas.

Esto es muy útil para gestionar nuestro tiempo, ya que nos permite ser más eficientes. Si tenemos una tarea que hacer, podemos darnos un tiempo limitado para hacerla, y así evitamos que se expanda innecesariamente.

Timeboxing

El Timeboxing es una técnica que consiste en dividir nuestro tiempo en bloques dedicados a tareas concretas. Por ejemplo, podemos dedicar 2 horas a trabajar en una tarea concreta, luego 30 minutos a revisar nuestro correo, luego 1 hora a una reunión…

Esto nos permite tener un control sobre nuestro tiempo y evitar distracciones. Además, nos ayuda a ser más productivos, ya que sabemos exactamente qué tenemos que hacer en cada momento.

Es una forma de combatir la procrastinación, ya que al tener un tiempo limitado para hacer una tarea, es más probable que nos centremos en ella y la terminemos. Además, nos permite tener un equilibrio entre trabajo y descanso, ya que podemos programar descansos entre bloques de trabajo.

Conclusión

Hemos aprendido sobre el concepto de “Messy Mind” y cómo sacar de nuestra mente las tareas para ponerlas en un sistema confiable. Hemos visto cómo organizar nuestro sistema con listas, cómo evitar el modo urgente revisando nuestro sistema con frecuencia, cómo gestionar nuestro sistema y cómo alimentar nuestro sistema con tareas. Finalmente, hemos visto cómo gestionar nuestro tiempo con la Ley de Parkinson y el Timeboxing.

Pero lo más importante de todo es que utilices tu mente para lo realmente necesario, que es pensar, crear y resolver problemas; y que llegues a tal punto de confianza con tu sistema que cuando llegue la noche antes de dormir y alguien te pregunte: “¿Qué tienes que hacer mañana?”, tú puedas responder sin miedo: “No lo sé, y no me importa”, porque tu sistema lo sabe por ti.