Getting Software Done: El sistema GTD

En el post anterior vimos que las personas no somos buenas almacenando nuestras tareas en nuestro cerebro. Esto es porque nuestro cerebro es muy limitado.

La mejor forma de organizar nuestras tareas es con un sistema que nos permita gestionarlas de forma eficiente. Sacándolas de nuestra mente y poniéndolas en un sistema confiable donde podamos acceder a ellas cuando lo necesitemos.

Esto nos permite liberar nuestra mente y centrarnos en lo que estamos haciendo en cada momento.

Para ello, existen varios sistemas que nos permiten gestionar nuestras tareas de forma eficiente. Uno de ellos es el sistema que propone el libro Getting Things Done o GTD.

El sistema GTD

En GTD se propone hacer una organización divida por listas. Esas listas contendrán distintos elementos. Vamos a verlas:

Inbox

En esta primera lista se almacena todo lo que viene a tu mente y dices: “esto lo tengo que mirar luego”. Y cuando digo todo es todo. ¿Que estás en una reunión y ves que vas a tener que hacer una tarea? A Inbox. ¿Que estás revisando correos/mensajes/pull requests y ves que hay cosas que vas a tener que hacer? A Inbox. ¿Que estás caminando por la calle y se te ocurre una genial idea que te gustaría hacer? A Inbox.

Inbox será el punto de partida de nuestro sistema.

Projects

Aquí estarán los proyectos en los cuales estamos participando haciendo las pequeñas tareas. Es importante no perder el foco de qué estamos haciendo. Esta lista nos ayuda a ello. Por ejemplo, trabajar en el desarrollo del Login de tu aplicación puede ser considerado un proyecto.

Next Actions

Estas son las pequeñas tareas que haremos lo antes posible (pero sin agobios). Son tareas relacionadas con los proyectos que tenemos en nuestra lista de proyectos. Siguiendo el ejemplo anterior, si en proyectos tenemos hacer el login de la aplicación, aquí estarán las pequeñas acciones para lograrlo: Crear el botón del login, crear el formulario…

Una peculiaridad de esta lista es que las tareas introducidas dependen de nosotros y son accionables en cualquier momento.

Waiting for

Esta lista puede parecer extraña, pero es muy poderosa. En nuestro día a día esperamos a que sucedan eventos que no están bajo nuestro control: estamos esperando a que nos aprueben una pull request, esperamos a que otro equipo conteste a nuestra petición, esperamos a que nos manden una confirmación por correo… Esperamos “cosas” que no sabemos cuando van a suceder. Todas ellas, estarán en esta lista.

Calendar

Así como esperamos a cosas que no sabemos cuándo sucederán, también esperamos eventos que sí sabemos cuando sucederán. El ejemplo más claro: una reunión. Las reuniones tienen fecha y hora.

Pero no solo reuniones, puedes tener otro tipo de tareas que tienen que suceder en un momento determinado: notificar al equipo el jueves por la mañana sobre X tema, hacer un despliegue el lunes a primera hora, publicar la documentación en el día acordado… Todo eso es digno de estar en el Calendario.

Maybe / Someday

Seamos sinceros ¿cuántas veces has dicho: “Algún día…”? Y ese día no llega. “Algún día refactorizaré todo esto”; “Algún día haré esta aplicación que se me ha ocurrido”; “Algún día…” Y al final cae en el olvido.

Pues bien, en vez de eso, añádelo a esta lista. Puede que lo hagas, o puede que no, pero siempre lo tendrás presente en tu sistema y serás tú quien decida si dejarlo ir o si pasar a la acción.

Reference Material

Muchas veces, para poder realizar nuestras pequeñas acciones necesitamos cierto contexto o cierta documentación. Muchas más veces, lo que nos pasa es que perdemos el tiempo buscando esa documentación. Pues bien, esta lista está pensada justo para eso. Es un lugar donde poner el material de referencia que nos puede ayudar a realizar nuestras acciones.

Por ejemplo, imagina que estás realizando una API REST que utiliza unos filtros siguiendo la sintaxis de OData. Esos filtros siguen una sintaxis muy estricta que está documentada en una zona concreta de la especificación de OData. Pues bien, en vez de buscar esa documentación cada vez que tienes que trabajar con filtros, puedes tenerla en esta lista.

Una regla muy buena para saber si tienes lo que necesitas a mano es: Si lo encuentras en menos de 2 minutos, lo tienes.

Todas estas listas conforman el sistema GTD. Pero, ¿cómo lo gestionamos? ¿Cómo hacemos que todo esto funcione?

Evita el Modo Urgente

Todos conocemos a alguien que se pasa el día resoplando en la oficina por la cantidad de cosas que tiene que hacer. No para de ir de un lado para otro, sin tiempo para hacer absolutamente nada, porque tiene demasiadas cosas. Está en un modo urgencia continuo.

Es muy fácil dejarse seducir por este modo urgencia en el que solo lidias con sorpresas y crisis, especialmente si tienes un montón de desorganización en tu escritorio, en tu email… y en tu mente.

Para evitar todo esto, hay que hacer algo que en principio es obvio, pero que tendemos a olvidar: Revisar el sistema.

Revisa tu Sistema

Para evitar el modo urgente, es necesario mantener el sistema bajo control. Para ello, es necesario revisar el sistema de forma continua. En esta revisión reorganizarás las listas de tu sistema. Marcarás como finalizado lo que hayas terminado; moverás a Waiting for aquellas acciones que están pendientes de un evento y quitarás de Waiting for aquellas que ya no están bloqueadas; eliminarás los eventos del calendario que ya han ocurrido… En resumen, actualizarás tu sistema.

GTD propone que la revisión sea semanal. Pero no te vuelvas loco con esto, adecúa esta frecuencia a tus necesidades. Por ejemplo, yo lo reviso cada 2 semanas. ¿Por qué? Porque en mi equipo trabajamos con Sprints de 2 semanas, entonces se me hace más sencilla la revisión. Lo importante es que lo revises con frecuencia.

Al revisar el sistema con frecuencia, lo que conseguimos es la sensación de paz y tranquilidad que nos permite ser más productivos. Es una sensación que todos hemos experimentado en alguna ocasión.

Seguro que has tenido un momento de agobio con tu equipo donde había muchas cosas por hacer. De repente, alguien dice: “Vamos a apuntar todo en una lista de cosas por hacer para que no se nos olvide nada.” Y tras esto, ves todo con más claridad, con más perspectiva, e incluso llegas a decir: “A bueno, no es tanto”. ¡Esa es la sensación de la que hablo!

Te voy a poner otro ejemplo. Imagina que se acercan esas vacaciones que tanto te has ganado. Unas vacaciones de 2-3 semanas en las cuales vas a desconectar al 100%. Pero, eres un profesional, por tanto, quieres dejar cerrado y organizado todo aquello que tienes pendiente, bien sea haciendo saber que hay tareas finalizadas o bien traspasando esas tareas a otra persona. Este proceso te lleva 1 día entero. Pero, eso sí, te vas tranquilo a tus merecidas vacaciones.

Ahora yo te pregunto, ¿y por qué no haces eso mismo cada poco tiempo, pongamos una o dos? Así, podrás tener esa buena sensación más frecuentemente y, además, el tiempo para llevar a cabo esa revisión será muchísimo menor porque, al hacer revisiones frecuentes, es bastante menos probable que el sistema se desajuste en exceso.

Cómo Gestionar Nuestro Sistema

Ya hemos visto una propuesta de listas para nuestro sistema. También sabemos que necesitamos revisarlo con frecuencia. Pero algo que nos falta es saber cómo lo gestionamos, cómo van pasando las tareas por entre las listas.

Como una imagen vale más que mil palabras, aquí te dejo la propuesta de GTD:

La idea es sencilla. Todo lo que llega a nuestra mente va a la lista de Inbox. Luego, en la revisión del sistema, vamos sacando las tareas de Inbox y las vamos clasificando en las distintas listas según corresponda.

Por ejemplo, si es una tarea que podemos hacer en menos de 2 minutos, la hacemos. Si es una tarea que tenemos que hacer pero no ahora mismo, la añadimos a Next Actions. Si es algo que estamos esperando que otra persona haga, lo añadimos a Waiting for… Y así sucesivamente.

No hay que subestimar el poder de los 2 minutos. Muchas veces, tenemos tareas pequeñas que podemos hacer en menos de 2 minutos, pero las dejamos para más tarde. Esto hace que nuestra lista de Next Actions se llene de tareas pequeñas que podríamos haber hecho rápidamente: contestar un correo/slack, aprobar una PR de 2 líneas muy sencilla… Por eso, es importante aprovechar esos momentos para hacer esas tareas pequeñas.

Ya tenemos un ejemplo de cómo gestionar nuestro sistema. Pero, ¿cómo lo hacemos en el día a día? En el próximo post veremos cómo alimentar nuestro sistema y gestionar nuestro tiempo para ser más productivos.